Penyusunan Basic Data merupakan langkah terpenting dalam pembuatan Master Budget, karena ketika basic data ini dibuat asal jadi, maka baik Income Statement maupun Financial Budget juga akan menjadi asal jadi juga. Agar basic data dapat menjadi bahan informasi yang baik, memadai dan dapat dipertanggung jawabkan, maka diperlukan berbagai masukan yang diperoleh dari angka pengalaman masa lalu, laporan survey detil yang menggambarkan keadaan wilayah yang akan dikembangkan dan standar agronomis yang dijadikan landasan manajemen operasional yang terbaik (Best Management Practices).
Penyusunan basic data meliputi :
-Pembuatan Rencana Tanam-
-Peramalan Penjualan -Asumsi Yield (FFB) sesuai kelas kesesuaian lahan dan jenis bibit
-Proyeksi produksi FFB dan Proyeksi Produksi Palm Product
-Asumsi harga CPO dan Kernel serta nilai tukar mata uang rupiah terhadap US dollar
-Penetapan Standar atau Norma Pekerjaan
-Biaya Investasi dari tahun nol hingga siap panen
-Biaya perawatan tanaman menghasilkan
-Biaya Panen dan Transport FFB
-Biaya Investasi Pabrik
-Biaya Pengolahan FFB
-Rencana Tenaga Kerja
-Biaya Umum
Master budget ini biasanya dijadikan dasar oleh staff lapangan dalam menyusun rencana kerja tahun berjalan dan anggaran bulanannya. Secara periodik (5ahun) harus direview untuk melakukan penyesuaian variabel variable masukan dan penyelarasan bila terdapat perubahan yang tidak terduga. Income statement digunakan untuk mengukur performa management oleh pemilik perusahaan.
Berikut ini, secara sederhana disajikan seluruh format standar yang diperlukan dalam penyusunan Basic Data. Pengisian format tersebut sudah tentu harus disesuaikan dengan informasi dasar wilayah, perhitungan tertentu dan variabel lain serta kebijakan perusahaan.
Langkah awal dari penyusunan Basic Data adalah menetapkan Rencana Tanam dari tahun ke tahun sesuai ketersediaan lahan dan ketersediaan bibit. Kemudian dilanjutkan dengan penetapan perkiraan Yield FFB yang di dasarkan pada kelas lahan dan rekomendasi sumber benih.
Rencana Tanam - Planting Programme
( in Hectares )
FFB Yield
Proyeksi Yield diatas belum tentu sesuai untuk semua wilayah
Penentuan Yield adalah bijaksana bila berpedoman kepada Pusat Penelitian Kelapa Sawit seperti pada tabel berikut ini
Setelah rencana tanam dibuat dan proyeksi Yield TBS ditetapkan, maka untuk kemudian dapat dihitung proyeksi produksi TBS per tahun, proyeksi produksi Palm Product (CPO & Kernel) .
Crop Projection
Kapasitas pabrik kelapa sawit dihitung dengan rumus :
12,5 % x Produksi TBS (ton) setahun dibagi 25 hari per bulan dibagi lagi dengan 20 jam per hari. Hasil yang diperoleh menunjukkan kapasitas pabrik dalam ton per jam.
Setelah proyeksi produksi FFB dihitung, maka perlu di perkirakan Oil Extraction Rate (OER) atau Rendemen Minyak CPO dan Palm Kernel Extraction Rate (PKER) atau Rendemen Kernel dalam persen. Proyeksi produksi Palm Product (CPO & Kernel) baru dapat di hitung setelah OER dan PKER di tetapkan, misalnya OER rata rata 22,5 % dan PKER rata rata 4,5 %.
Palm Product Projection
( Ton / Hectares )
Proyeksi harga CPO dapat diperoleh dengan melihat data 5 s/d 10 tahun terakhir, kemudian hitung rata rata harga selama kurun waktu tersebut dan bila perlu tetapkan dengan lebih konservatif, yaitu dengan menghitung harga rata rata dikali 80 %.
Sebagai bahan informasi, harga CPO telah berubah secara struktural, dengan kecenderungan mengikuti perubahan harga bahan bakar minyak bumi dunia. Trend tersebut dapat dilihat pada grafik harga berikut ini.
Proyeksi Sales
Biaya Pembangunan Kebun dan Pemeliharaan TBM
Biaya pembangunan kebun kelapa sawit, pada dasarnya hanya meliputi biaya Tenaga Kerja, Alat dan Material untuk hampir semua item pekerjaan. Adapun pekerjaan utama dalam pembangunan kebun kelapa sawit terdiri dari 17 item diluar pekerjaan perolehan lahan, yang meliputi 1) Pekerjaan Penyiapan Lahan (Land Clearing), 2) Pengadaan benih kelapa sawit dan pembibitannya (Planting Material & Nursery), 3) Penanaman Cover Crop, 4) Pekerjaan Tanam Palma(Lining, Holing, Planting) , 5) Penyisipan Palma (Supplying), 6) Pengendalian Gulma(Weeding), 7) Pemupukan(Manuring), 8) Pengendalian Hama & Penyakit Tanaman (Pest & Diseases Control), 9) Pekerjaan Sensus pohon(Census), 10) Pembuatan Saluran Darinase (Drains, Bunds & Watergates), 11)Pembuatan Jalan dan Jembatan(Road & Bridge), 12) Konservasi Tanah dan Air(Soil & Water Conservation), 13) Pengawasan batas Kebun(Boundaries, Fences & Survey) 14) Alat Kerja (Tools), 15) Ablasi, Kastrasi dan Pruning, 16) Pembuatan Pasar Pikul (Harvesting Path) ,dan terakhir 17) Pembuatan Tempat Penumpukan Hasil panen – TPH (Platform).
Informasi tentang harga upah (UMP/UMK) perlu didapat dan Perhitungan norma, standar pekerjaan serta harga material untuk tiap pekerjaan harus dikuasai terlebih dahulu, sebelum dapat menghitung rencana biaya pembangunan kebun. .
Kebutuhan Tenaga Kerja, Material dan Peralatan
Land Clearing
Kebutuhan Tenaga & Material
Pre Nursery per Ha
Kebutuhan Tenaga & Material
Main Nursery per Ha
Kebutuhan Tenaga Kerja & Material
Pekerjaan Tanam LCC
Kebutuhan Tenaga Kerja & Material
Pekerjaan Tanam Palma
Kebutuhan Tenaga Kerja, Material & Peralatan
Jalan Kebun
Jembatan
Perawatan Tanaman Belum Menghasilkan (TBM)
Perawatan TBM 0
Perawatan TBM 1
Perawatan TBM 2
Perawatan TBM 3
Daftar Harga Material
Figure diatas belum tentu sesuai dengan wilayah lain, tergantung kepada kondisi tanah, vegetasi, kesiapan tenaga kerja terampil dan harga material, namun dapat dijadikan benchmark bagi penyusunan budget.
Setelah semua perhitungan diperoleh, dibuat summary yang menggambarkan biaya pembangunan kebun dan biaya rawat (upkeep) per ha kebun pada masa TBM sebagai berikut :
Field Development Cost Per Hectare
Up Keep Cost
( Immature Periods – Half Year after Planting )
Up Keep Cost
( Immature Periods – 1st Year )
Up Keep Cost
( Immature Periods – 2nd Year )
Up Keep Cost
( Immature Periods – 3rd Year )
Selanjutnya adalah menghitung biaya perawatan pada tanaman menghasilkan (TM), yang dimulai pada tahun ke empat sejak tanam. Pengelompokan umur TM umumnya dilakukan dalam pembuatan budget, dengan mempertimbangkan kesamaan phisik dan kebutuhan hara tanaman yang serupa. Kelompok Muda yaitu umur 3 s/d 8 tahun, Kelompok Dewasa yaitu umur 9 s/d 13 tahun dan Kelompok Matang umur 14 s/d 20 tahun serta Kelompok Tua adalah umur 21 tahun keatas. Intensitas Pengendalian Gulma dan Pengendalian Hama Penyakit tanaman akan menurun, namun pemupukan akan meningkat kebutuhannya yang akan ditetapkan berdasarkan hasil analisa daun. Namun untuk keperluan penyusunan Budget, besarnya dosis pupuk dapat dilihat pada Dosis Pemupukan TM di tanah mineral atau Gambut sedangkan Kebutuhan Tenaga Kerja relatif sama dengan pada saat TBM.
Adapun untuk pekerjaan pemeliharaan Jalan dan dilihat pada tabel dibawah.
Perkiraan Perawatan Jalan Kebun
PANEN DAN ANGKUTAN TBS
Harvesting Cost/Ton FFB
FFB Transport Cost
Transport Cost/Tonne FFB
Investasi Pabrik Kelapa Sawit
Pembangunan Pabrik Kelapa Sawit dapat ditetapkan berdasarkan data proyeksi produksi TBS atau Crop Projection seperti pada tabel diatas. Pembangunan Pabrik akan memerlukan waktu selama 18 bulan, sehingga pekerjaan penyiapan lahan untuk pabrik harus sudah dimulai 20 bulan sebelum produksi TBS telah dapat memenuhi kapasitas 20 ton per jam. Kelebihan kapasitas terpasang dapat dipenuhi dari kebun sekitar yang belum memiliki pabrik, atau bila tidak ada, digunakan untuk pelatihan karyawan pabrik sebelum mencapai kapasitas penuh.
Berikut ini diberikan contoh kebutuhan peralatan dan mesin pabrik dengan kapasitas input sebesar 30 ton TBS per jam yang dapat di perluas menjadi 45 ton per jam.
FFB Processing Cost
Palm Oil Mill Supporting Material
Staff & Labour
Palm Oil Mill
Staff
Labour
Biaya Maintenance Pabrik Kelapa Sawit dapat diperkirakan sebesar 1 % dari biaya investasi Pabrik untuk tahun operasi pertama dan tahun kedua, sedangkan untuk tahun ketiga dapat diperkirakan sekitar 5 % dan bisa meningkat di tahun tahun selanjutnya. Sebagai dasar perkiraan untuk tahun keempat dan seterusnya, dapat ditetapkan eskalasi pertahun sebesar 2 % tergantung kebijakan yang diambil. Adapun biaya tenaga kerja operator dan mekanik pabrik dapat dikatagorikan sebagai bagian biaya olah, sedangkan semua staf dan additional worker dikatagorikan sebagai biaya overhead pabrik.
Palm Oil Mill Processing Cost
Perencanaan Biaya Tenaga Kerja
Perencanaan Biaya Tenaga Kerja harus diawali dengan penyusunan Salary Structure atau Struktur Pengupahan yang mana didalam struktur upah tersebut ditetapkan Grade (golongan), Level/Position (Pangkat) dalam organisasi dan strata upah untuk tiap golongan. Tanpa adanya struktur Pengupahan yang dimaksud, perusahaan akan kehilangan pedoman untuk perekrutan, penetapan upah di tiap level atau posisi dan yang utama tidak memiliki standar dalam membuat perencanaan tenaga kerja (man power plan).
Man Power Requirement
Head Office
Man Power Requirement
Estate Level
Building & Housing Complex
Building & Amenities
Unit Cost
Costruction Schedule
Rencana Biaya Pemeliharaan dapat dibuat dengan cara menetapkan persentase dari nilai investasi sesuai kebijakan yang diterapkan. Umumnya diproyeksikan 5 % di tahun pertama dan terus meningkat di tahun tahun berikutnya.
Vehicles and Machineries
Guna menekan biaya pemeliharaan kendaraan, sebaiknya diterapkan pola COP-Car Ownership Programme
Tentu saja, kami tidak mungkin menampilkan penyusunan Basic Data secara lengkap dan menyeluruh, namun sebagai awal dan frame penyusunan sebuah master budget akan cukup memudahkan dan untuk kemudian dikembangkan sendiri.
Apabila semua format yang disajikan telah dapat dilengkapi semua, maka salah satu tampilan dalam rangka menyusun Income Statement dan Financial Budget untuk analisa keuangan adalah sebagai berikut :
Demikian bahasan budget perkebunan
Kelapa Sawit untuk menambah wawasan dan dalam menyusun budget. Semoga kita bisa menuangkan
rencana kebun dengan baik di dalam budget. Selama bekerja. Sukses untuk kita
semua. Terima kasih.